Realizar um evento empresarial é sem sombra de dúvidas uma estratégia de marketing importante. Mas a chave para o sucesso dos eventos corporativos está justamente na parte mais difícil: o planejamento.
Na grande maioria dos casos, um evento mal organizado foi previamente mal planejado. Portanto, é imprescindível ter um check list de eventos corporativos em mãos para que tudo saia de acordo com os conformes.
Preparamos um check list especial para que você possa se planejar bem e preparar um evento sensacional para a sua empresa. Confira!
Data e local do evento
Antes de pensar no evento em si, é importante analisar as datas mais convenientes, de preferência com bastante antecedência para que todos os convidados possam estar presentes na ocasião.
Com a data em mente, hora de escolher um local que tenha estrutura que comporte o seu evento. Para isso, coloque em xeque o tipo de evento que a corporação vai preparar: pequeno, médio ou grande porte.
Equipamentos e esqueleto do evento
Nesse item, é preciso conferir se os equipamentos, materiais e estrutura estarão disponíveis no local contratado. Coloque em seu check list itens como: mobília, decoração, equipamentos de áudio e vídeo, computadores e notebooks, palco, cadeiras, decoração, iluminação e ventilação.
É importante visitar com antecedência o local do evento e tirar as dúvidas com os administradores sobre os equipamentos que são disponibilizados, o que será preciso alugar e se a estrutura está de acordo com o tipo de evento.
Divulgação e Marketing
Esse item é um dos mais importantes para seu check list. O motivo? Se o evento não for bem divulgado, poucos convidados estarão presentes. Portanto, escolha os canais adequados para a divulgação do grande dia, defina um custo em relação ao marketing de divulgação e invista em cronogramas específicos até o dia do evento.
Nesse item é possível incluir: artes e vídeos, contato com a assessoria de imprensa, produção de convites, marketing digital e presencial, divulgação de releases, material gráfico, confecção de crachás e credenciais.
Equipes bem treinadas
Os profissionais que trabalharão no evento devem estar bem treinados e preparados para eventos corporativos. Isso inclui garçons, recepcionistas, profissionais da limpeza, palestrantes, Staff, assessoria, operadores de som, seguranças, profissionais de filmagem, fotógrafos, etc.
Receba indicações para a contratação e treine a equipe interna para o dia do evento.
Brindes corporativos
Esse item é de vital importância, já que entregar um brinde corporativo é uma surpresa a parte para os convidados. Além de ser uma jogada de marketing assertiva, os brindes corporativos demonstram interesse pessoal da empresa para quem está recebendo.
Brindes corporativos incluem: agendas, mochilas, brindes ecológicos, Kits personalizados, copos e canecas, entre outros. Invista no brinde certo para a ocasião, esse é um diferencial de um evento de sucesso.
Alimentação e bebidas
Defina qual é a quantidade correta de bebidas e alimentação para o seu evento. Não deixe esse item para a última hora, já que os detalhes relacionados aos comes e bebes são imprescindíveis para o sucesso da ocasião.
Verifique o que o local do evento pode disponibilizar e o que a empresa precisa providenciar. Itens tais como: louças e talheres, utensílios de cozinha, freezers e fogões, devem ser previamente contratados, caso o local não ofereça suporte para tal.
Iniciativas pós-evento
Essa é a hora correta de mensurar os resultados do seu trabalho árduo pré-evento. Ter feedback positivo ou negativo é essencial para que os eventos corporativos da sua empresa sejam cada vez mais memoráveis.
Consulte clientes, colaboradores, fornecedores e profissionais envolvidos sobre o que poderia melhorar para as próximas ocasiões.
Com as dicas acima, seu evento já pode ser um sucesso. Que tal receber mais informações relevantes sobre o assunto para que seu evento seja sensacional? Assine nossa newsletter e receba mais dicas especiais como essas.
