Organização de eventos: 4 dicas para um planejamento sem erros

Organização de eventos: 4 Dicas
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Atualmente, para um evento satisfatório, um bom planejamento é a chave para o sucesso. Mas durante o processo de triagem da organização de eventos corporativos, surgem grandes desafios, tais como: estruturação, cronograma, controle das finanças e a difícil escolha de brindes e fornecedores.

Eventos bem organizados causam boa impressão aos convidados, transmitindo de certa forma, seriedade e comprometimento por parte da empresa. Nós, da Hakuna Matata separamos para você algumas orientações práticas para um evento bem-sucedido. Confira já!

Controle de finanças

Antes de tudo, é essencial que você analise e considere o orçamento disponível. Respeite seus limites para que o evento tão sonhado não se torne algo pesaroso!

Busque e negocie os melhores serviços aliados a custos acessíveis, procurando assim, não extrapolar do valor destinado ao evento. Para isso, você precisa de um bom planejamento, não acha?

Planejamento estratégico

Para que o planejamento seja estratégico, é indispensável que seja realizado com antecedência elencando os objetivos principais da realização do evento, incluindo uma pesquisa minuciosa de fornecedores, visando o público em questão.

Lembrando que o público é o maior alvo que devemos suprir e conquistar, devemos nos atentar à:

  • local,
  • quantidade de convidados,
  • decoração,
  • impressão de materiais de divulgação,
  • alimentação,
  • locação de equipamentos,
  • recepção e
  • direcionamento de palestras disponibilizadas.

Com isso, um cronograma onde podemos fazer toda essa organização de eventos corporativos de forma sensata e realista é fundamental.

Cronograma do evento

A antecipação de problemas possíveis no evento deve ser levada em consideração em caso de imprevistos para garantir resultados significativos.

Com isso, atribuímos como dica: a tecnologia.

Usar a tecnologia a nosso favor é uma ótima escolha, pois as redes sociais possuem uma vasta possibilidade de divulgação, além de ser uma ferramenta útil para obter um amplo número de clientes. Lembre-se que a divulgação é o marketing do seu evento!

Com baixo custo, é possível divulgar o evento de diversas formas e garantir um bom alcance de público-alvo. Não é demais?

Podemos usufruir de outros métodos online de divulgação, como:

  • facebook,
  • instagram,
  • sites;
  • campanhas de e-mail,
  • aplicativos e
  • planilhas de organização para conferência de dados do evento.

Escolha de fornecedores

É interessante pesquisar e conhecer bem os possíveis fornecedores do seu evento, pois são eles que irão disponibilizar os produtos e prestar serviços importantes antes e durante a ocasião.

  • Dica 1: Valorize as recomendações.
  • Dica 2: Expresse aos fornecedores quais são seus objetivos e seja franco a respeito do que espera.

Assim, você conseguirá comparar valores, serviços e produtos e achará o que mais lhe agrada e principalmente, que se enquadra no seu orçamento. Não é? Saiba que ainda é possível realizar um evento com patrocinadores, onde muitas vezes são fornecidos brindes legais, entre outras regalias.

Para concluir, vamos relembrar juntos as importantes orientações desse artigo?

  • Planeje seu evento antecipadamente respeitando o orçamento disponível;
  • Invista na criatividade e no tempo escolhendo o fornecedor adequado ao que precisa;
  • Elabore um cronograma minucioso e
  • Abuse da tecnologia atual para a divulgação do evento.

Gostou das nossas dicas? Você também poderá se interessar nesse artigo que mostra qual é o impacto da identidade visual para eventos corporativos!