Organização de eventos: 4 dicas para um planejamento sem erros
Atualmente, para um evento satisfatório, um bom planejamento é a chave para o sucesso. Mas durante o processo de triagem da organização de eventos corporativos, surgem grandes desafios, tais como: estruturação, cronograma, controle das finanças e a difícil escolha de brindes e fornecedores.
Eventos bem organizados causam boa impressão aos convidados, transmitindo de certa forma, seriedade e comprometimento por parte da empresa. Nós, da Hakuna Matata separamos para você algumas orientações práticas para um evento bem-sucedido. Confira já!
Controle de finanças
Antes de tudo, é essencial que você analise e considere o orçamento disponível. Respeite seus limites para que o evento tão sonhado não se torne algo pesaroso!
Busque e negocie os melhores serviços aliados a custos acessíveis, procurando assim, não extrapolar do valor destinado ao evento. Para isso, você precisa de um bom planejamento, não acha?
Planejamento estratégico
Para que o planejamento seja estratégico, é indispensável que seja realizado com antecedência elencando os objetivos principais da realização do evento, incluindo uma pesquisa minuciosa de fornecedores, visando o público em questão.
Lembrando que o público é o maior alvo que devemos suprir e conquistar, devemos nos atentar à:
- local
- quantidade de convidados
- decoração
- impressão de materiais de divulgação
- alimentação
- locação de equipamentos
- recepção e
- direcionamento de palestras disponibilizadas
Com isso, um cronograma onde podemos fazer toda essa organização de eventos corporativos de forma sensata e realista é fundamental.
Cronograma do evento
A antecipação de problemas possíveis no evento deve ser levada em consideração em caso de imprevistos para garantir resultados significativos.
Com isso, atribuímos como dica: a tecnologia.
Usar a tecnologia a nosso favor é uma ótima escolha, pois as redes sociais possuem uma vasta possibilidade de divulgação, além de ser uma ferramenta útil para obter um amplo número de clientes. Lembre-se que a divulgação é o marketing do seu evento!
Com baixo custo, é possível divulgar o evento de diversas formas e garantir um bom alcance de público-alvo. Não é demais?
Podemos usufruir de outros métodos online de divulgação, como:
- sites
- campanhas de e-mail
- aplicativos e
- planilhas de organização para conferência de dados do evento
Escolha de fornecedores
É interessante pesquisar e conhecer bem os possíveis fornecedores do seu evento, pois são eles que irão disponibilizar os produtos e prestar serviços importantes antes e durante a ocasião.
- Dica 1: Valorize as recomendações
- Dica 2: Expresse aos fornecedores quais são seus objetivos e seja franco a respeito do que espera
Assim, você conseguirá comparar valores, serviços e produtos e achará o que mais lhe agrada e principalmente, que se enquadra no seu orçamento. Não é? Saiba que ainda é possível realizar um evento com patrocinadores, onde muitas vezes são fornecidos brindes legais, entre outras regalias.
Para concluir, vamos relembrar juntos as importantes orientações desse artigo?
- Planeje seu evento antecipadamente respeitando o orçamento disponível
- Invista na criatividade e no tempo escolhendo o fornecedor adequado ao que precisa
- Elabore um cronograma minucioso e
- Abuse da tecnologia atual para a divulgação do evento
Gostou das nossas dicas? Você também poderá se interessar nesse artigo que mostra qual é o impacto da identidade visual para eventos corporativos!
