Checklist De Eventos — Tudo Que Você Precisa Saber Para Ter Sucesso
Você sabia que o checklist de eventos é um documento indispensável para quem deseja ter sucesso e promover a sua empresa da melhor maneira possível? É isso mesmo!
Com ele em mãos, você terá mapeada todas as etapas e informações necessárias para que o seu evento seja realizado de maneira assertiva, sem que aconteçam possíveis erros e antecipando os contratempos que podem ocorrer.
Para conhecer melhor este checklist de eventos e todas as suas características, continue lendo este artigo e, em seguida, coloque tudo que aprendeu em prática!
O que é um checklist de eventos?
O termo checklist quer dizer lista de checagem, ou seja, um documento que serve como um guia para você implementar ações, sejam elas de qualquer natureza.
Porém, quando direcionado para área de eventos, ele se torna ainda mais importante, pois é por meio deste material que todos os detalhes estarão contemplados em um único lugar, evitando que algo se disperse ou seja esquecido.
São alguns exemplos de tópicos a serem abordados no seu checklist:
- etapa de planejamento: onde serão levantados todas as necessidades e desejos, objetivos e metas para o seu evento;
- etapa de implementação: ações que serão aplicadas, formas de uso, meios de comunicações e técnicas que serão utilizadas;
- etapa de pós-evento: medir os resultados e pedir feedback dos participantes.
Dentro de todas essas etapas, são incluídas outras subdivisões para nortear os caminhos a serem seguidos e aquelas que precisam ser priorizadas.
Qual a importância do checklist de eventos?
Imagine que você esteja dirigindo em uma rodovia, indo para um destino desconhecido, que você nunca passou ou pesquisou como chegar. O mais indicado para este caso é o uso do GPS, certo? Para a realização de um evento isso não é diferente, principalmente se for ele for o seu primeiro.
Por isso, este documento é de extrema importância, seja ele virtual ou físico. Com ele, você terá maior segurança e praticidade para implementar as ações e verificar quais tarefas foram executadas ou não.
Além disso, por meio do checklist de eventos, é possível ter uma melhor comunicação e desenvolvimento das etapas com todos os membros da equipe, a fim de direcionar melhor a função de cada um e fazer com que todos os participantes estejam engajados e alinhados com as demandas.
Sendo assim, ter este documento é imprescindível para quem deseja ter um evento de sucesso e promover o crescimento da sua marca, produto ou serviço.
Etapas fundamentais para o checklist de eventos
Agora que você já sabe o que é checklist de eventos e a sua importância, chegou a hora de colocar a mão na massa e criar o seu.
O primeiro passo, que antecede todas as outras etapas é pensar no seu segmento e quais seriam as necessidades e desejos do seu público, o que ele gostaria de encontrar no seu evento.
A partir daí, basta seguir os direcionamentos abaixo:
- Planejamento
- Defina o seu objetivo
- Pense no tema
- Determine quem é o seu público
- Defina o número de convidados
- Escolha o conteúdo de interesse para o público
- Escolha o local adequado para a realização
- Defina uma data e horário
- Determine o tempo de duração
- Define o seu orçamento
- Crie um cronograma
- Pense nos materiais para a divulgação
- Durante
- Tenha uma comunicação clara e objetiva
- Interaja com o seu público
- Apresente como se fosse um bate-papo
- Garanta que todos os processos sejam cumpridos
- Faça demonstrações e degustações de produtos
- Verifique se os participantes estão confortáveis
- Garanta que os equipamentos estejam funcionando, como iluminação, som, etc
- Distribua brindes e presentes personalizados
- Pós
- Envie e-mails de agradecimento pela participação
- Realize uma pesquisa de satisfação com os participantes
- Peça feedback
- Envie novidades e lançamentos por e-mail
- Garanta que todos os participantes entre para sua lista de contatos para eventos futuros
- Se possível, enviar amostras grátis dos produtos diretamente na casa do participante
Gostou de saber mais sobre o checklist de eventos? Para isso, é fundamental que você também conheça o conceito de Marketing Promocional e como ele pode te ajudar a ter sucesso!
